开始策划前明确活动目标：短长期收益资金额度活动策划：“看菜下饭”的原则实现活动愿景：元素、要素、环境、气氛和情感设计
活动体验设计目标：活动中的直接感受活动初期规划：“财”和“才”、活动类型和时间安排
使用活动预览表：注重关键问题预算控制：制作预算费用表
活动的统筹安排：根据已明确活动目标、风格、预算，以及签订包含条款、条件和支付要求的合同等一系列事宜，把合同中决定的时间安排和物流情况添加到活动安排表中。活动安排表是所有参与主体，开展工作所依据的出发点，即正式的活动统筹安排。
参与主体:专业活动策划人员,企业的活动策划团队,活动供应商
制订活动统筹安排表:列出所有活动要素明确项目负责人
每一内容的具体截止日期
活动统筹安排要求:
内容从活动举办前开始计划；
列出起止日期和缓冲时间日期；
在与客户、供应商以及一线策划人员前期会面之前安排好；
前期会面应该安排在设备搬入和安装之前。
工作安排任务表：是信息指南，它能够告诉供应商活动如何开展，明确说明合同的具体内容，并采用列举项目的方式将内容展现出来，涵盖各方达成一致的操作成本，以及如何以策划方所希望的、符合活动风格的方式安排活动的各个要素。注重细节初始稿修改稿最终版（最后的演练）
接洽工作安排表是工作安排表的第一分，包括所有接洽人信息内容
工作安排表特点:工作安排任务表中的信息是保密的。主要工作人员在活动现场要随身
携带，并对自己手中的工作安排任务表负责。
作用:工作安排任务表有明确责任的作用，明确任务需要多少人员、他们各自的任务与职责、工作地点、何时到位等等。
时间安排：活动日期的选择是活动取得成功的重要因素之一；影响吸引参加者的季节因素、气候因素及其他因素；确定活动时间从年份、月份、星期到具体日期。
一年中的时段:活动举办日期前后是否假期或者其他全国性活动；
选择适合不同会议的季节；如：秋季新车发布会；奖励活动地点最美的季节；“需求日”的优势等。
一周中的日期一日中的时刻:考虑参与者从什么地方来，避开交通高峰期；行业的淡旺季的交通成本；活动具体时刻的峰谷期。日期的选择：会对选择活动日期带来影响的日期:
主要节假日以免被邀请客人节假日另有安排；
宗教仪式犹太教周五、六，教周日崇拜日等；
学校假期非家庭型、学生活动的出席率可能较低；
周末时间周一、二和周四往往是周末的前后延伸；
体育赛事不要低估赛事的重要性；案例：棒球赛与公司晚宴p53
其他特殊活动了解活动举办当天还有什么其他活动没有；
其他考虑因素金融风暴、“非典”、“禽流感”、海啸。
编制活动统筹安排：
以合同到活动当天日期之间的月份为标题；按照时间顺序填写负责决策的客户出行的日期；
标出因工作量过大而导致工作紧张的状况；了解所有主要活动会场以及供应商联系人的出行计划；
列出付款日期、调整日期、餐饮保证及其他
保证日期；
列出所有可能影响供应商的活动；列出导致客人数量减少的日期；
列出所有许可证和保险副本必须办理妥当的日期；
确定各项内容合适的时间框架，如：请柬送达日期等；
填写所了解工作的截止日期，如：请柬回复截止日期；
列出进行实地考察以及各方会面的日期；安排更新预算的时间，可按天、按周进行。月份为标题、时间顺序、
工作紧张的状况、出行计划、保证日期
活动地点的选择：空间需求供应商搬入设施、安装、排练、正式活动、拆卸设备以及运走设备所需的空间。
创意与影响因素活动场地的选择要与活动内容和客人相吻合如：海边悬崖上举办晚会；但不适合举办竞拍会式的筹款晚会，以及适合视听、舞台或演讲等活动；
传统地点酒店、会展中心、体育馆或餐厅；购物中心、游船、室内溜冰场、搭帐篷、户外公园等；
场地活动的内容用以衡量场地设备的搬入与安装、排练、设备的拆卸及搬出要求，尤其是时间安排和物流方面的要求。
物流“物品从供应地到接收地的实体流动过程，根据实际需要，将运输、储存、装卸、搬运、包装、流通加工、配送、信息处理等基本功能实施有机结合的整体过程。”酒店和会展中心：场地的对比考量剧院适合举办开幕式、正式报告会、电影首映式等活动
场地预备剧院的容量，统计座椅破损数量；消防安全通道畅通无阻；
剧院租金、工作人员劳务费；电影首映式放映机检查；剧院遮蓬、红地毯；各类活动用品活动标识；
客人到场时的接待安排内容。凭证客人入场；
避免拥挤和等待过长的入场方式；周到的指引路标；
入场登记处设置预备；
休息室茶点安排；
客人同时到达、离开时的交通疏导；
酒宴承包：
活动类型和酒宴承包商服务
帐篷及新建场所开业庆典：计算帐篷的大小：1.86㎡/人的标准估算；
帐篷结构：柱子支起的高顶，或框架结构；签约前活动现场考察：帐篷租赁公司酒宴承办商桌椅供应商；
帐篷的规定要求、消防、通风、移动卫生间（75人/间）
帐篷搭建后的保安要求：夜间安全杜绝不速之客帐篷的良好状况；
功能细节；室内和室外项目；室内通风、温度；室外防滑、防蚊；邀请人数的比例；室内自助、餐饮娱乐；
气氛调节安排：活力乐队、专业特效灯火效果。
新建场地可能存在问题合同纠纷劳动争议违反安全消防许可等；
恰当的准备时间：6个月的准备时间；风险保险：减低经济损失
案例：酒店许可证不齐企业欠薪纠纷合同：签订合同内容详细，并附示意图；协商合同内容的变更时，确保谈判对象有决定权；
活动场地筹备过程中必须带好合同和示意图；
合同执行期间不要轻易接受对方说“不”。内容附示意图、使用合同维护利益
客运交通：概述属于活动的一个组成元素，对于交通方式的设计同样需要发挥独创性，不论采用的交通形式是水路、陆路、空路或者是几者的结合，都要以参与者在旅途中能感到愉快。要尽量使旅途变成舒适宜人的体验活动，而不要仅仅是交通的一种方式。
空路：方式专用喷气式飞机包机、商务航班直升机、热气球
现状：9.11之后安要求繁琐、登机手续迟缓
应对方式：网上登机、预留座位团体简易手续“行程手册”行李托运公司服务行程手册内容：
哪些行李可以随身携带；哪些行李不可以随身携带；计重行李重量；超重行李收费标准；提醒机场安时的事项；
各段行程须知，如：中转间隔时间、接待处、入境手续、行李提取、寄存等以免意外状况的发生。
门对门”行李托运：
出发前行李由托运公司提取；不必在机场来回搬运行李；可以直达登机口避免排队托运行李；无需支付机场行李超重费；到站无须耗费时间提取行李；到达目的地前，行李已提前送达；团体预订可享受票价优惠。
陆路：三种方式常规型、娱乐型和创兴型常规型：火车、客运巴士、豪华汽车、娱乐型：老爷车、敞篷车等
创新型：四轮马车、雪橇、人力车、骆驼、大象等
使用创兴型陆路交通时，必须要买保险，并签订免责书
计划陆路客运交通时间和物流管理时，必须详细了解当地的影响因素现状。如：强风暴会导致封路，必经路段正在施工等。并斟酌可能的应对措施，如：附近有无酒店供客人入住，车上是否备有足够的必须品，为客人承担造成的额外费用等。
豪华车辆：与场合和客户的需求吻合：视觉效果车型的一致性独一无二豪华汽车不适合于筹款活动，近期发生重大裁员公司的活动；
豪华车内物品配备：客人喜爱的饮料、小食品杂志和报纸；当地特色饮料与食品；租用豪华车注意事项：了解租赁公司的情况;汽车的质量与车况;司机的着装与工作态
度；租车前后的其他安排；
租车方式：整日租用晚上租用两次单程办理停车证、停车位或临时停车处等相关手续；为司机提供标识，写明活动或客人名称。
客运巴士客运巴士规格：普通巴士、内设沙发和娱乐设备车身无公司标志的巴士双层巴士、电车、当当车等；
明确需求：视路途决定车内装备，如：电视、DVD、不同的节目内容；团队活动以团队的目的决定规格；停车位置的，
如：限高，对双层巴
士的局限等；完整付费的概念：是指租车计费从车离开车库之时起到返回车库时止，而并非从到达接站处开始计价。
为防止客运巴士抛锚：随身携带租赁公司联系手机号、现金、信用卡；与租赁单位签订协议，由此发生的出租车费计入总账。
自驾车、预留活动现场停车位；附近商业停车场的营业时间；
一次停车后，活动期间尽量不要反复取车；
交通策划问题答疑：使客运交通细节化在活动中，何时、何地需要向客人提供客运服务
都有哪些交通方式
选择什么样的行车线路
在客运交通方面应做哪些改善
如何在接送途中帮助客人舒缓压了大多数客人从哪里出发
本次活动估计会开来多少辆车
客人驾车是每家一辆还是每人一辆交通高峰之外，是否还有其他因素会影响活动开始的时间
最近的停车场在什么位置
停车场的所属问题——私营/公共停车场安保情况如何
停车场的车位、营业时间、停车费是否可以为出席的客人留出停车专区停车费是否需要预付
活动会场是否为工作人员或贵宾提供
停车场是否有方便轮椅使用的设施车库是否自动门或按钮门
客人到达和离开时，停车场有多少值班人员
是否需要在停车场与活动会场之间接送客人
贵宾停车场及其规模
办理停车证的机构，需要的费用与时间是否需要使用路障隔离出指定停车处活动会场是否有出租车停靠站会对参加活动的车辆造成阻碍
如果有媒体参加，如何安置采访车和采访设备
是否需要聘请来疏导人群、指挥交通、保障安全
隔离活动区内是否包含公交车站、地铁站等公共设施
可否暂时更改路线
车辆行驶路线的时间范围内是否与其他活动有冲突
那些活动具体时间
是否提供待客停车服务人员配备与车辆比
待客停车公司有哪些保险如何安排机场接送的停车
迎宾工作：概念迎宾活动是从客人到达会场门口或者到达指定停车处时，就已经正式开始的接待活动。迎宾活动包括客人下车时的天气情况、通往会场的路面状况以及客人“到达”会场的意义、印象等进行预先计划，并进行安排等内容。
迎宾活动设计的创意与实施：活动形式的新意符合预算允许范围执行过程的控制迎宾曲是在营造迎宾氛围中发挥作用的工具。
作用、创意设计需要考虑的方面
报到登记是宾客到达目的地之后，到特定区域进行正式参与活动前的注册确认的过程。报到过程：获取、核对宾客资讯，分发活动安排信息资料，宾客食宿安排，报到地点布置、设施配备等。
内容：获取、核对宾客资讯：核对宾客邀请函或贵宾卡登记客人姓名分发活动识别卡办理酒店入住手续等如：筹款或拍卖活动，设专人登记客人参加竞拍的信用卡资料、计费结算等；
领取活动安排信息资料：
活动为客人预备的小礼品（袋）活动安排时间表活动宣传资料活动参与的必要用品
如：笔记本、计算器、笔、场馆分布图等报到地点布置：桌、椅数量和摆放电脑、刷卡机
电源插座数量配备
电话线、电源延长线要求长度事先与场地负责人进行协商；
答疑：什么样的场地布局最合适桌椅、舞台和其他设备的布置及空间大小是否租用场地负责提供带有桌布、桌裙的桌椅
需要多少支架和展示架
展示架的使用状况如何（尺寸大小）是否需要使用横幅是否可以悬挂悬挂横幅和摘取横幅的费用多少
是否需要在墙上挂东西活动场地是否允许
活动场馆是否有接线板是否需要付费使用
安装电线是否有
电话、手机、无线通讯、对讲机等通讯工具要求是什么
是否有特殊的用电需求，如电源插座和调制和解调器
室内活动要求：
地面、墙壁、天花板，后门都有什么（狭窄街道或广场）
门的宽度，天花板的高度视觉效果
是否要隔断，如果需要，如何操作，需要多长时间
隔音情况，房间音响效果房间大小以及消防规定
会场合同期限及条款，以及保险要求(RCM
lease24years)
供应商搬入、准本、演练、拆卸和搬走设备对房间的要求
三维空间、基础结构、使用权场地安排：
1人数与空间比例：
座位安排不能太挤:座位前后左右的距离人数太多感觉太热：冷气或空气新风不足人间距离太近的太不舒适：人与人之间正常距离
场地高度太低的压迫感：
2时间与准备内容的先后顺序
场地时间顺序：搬运、安装、排演、拆卸搬走；
准备内容先后：场地设计、设备安装、室内装饰、摆放花卉3空间的功能使用
活动空间：主场地、分会场、娱乐空间、展品摆放；
公用空间：卫生间、客衣存储、吸烟区保障空间：物品存放、试听控制、化妆间辅助空间：工作人员休息室、
4舞台、视听设备和照明：在充分考虑所有关于房间和场地的要求之后，才进行活动地点的最后选定。
舞台要求：活动升降舞台的3D要求视听设备：背投设备安置放映设备的距离照明设施：壁灯、吊灯、特效灯光设施设备要求与场地合同条款:
场地的核定容量
用电要求，后备电力和费用（预付和最后结算电费）
消防部门的规定和相关许可证
要求取得的许可证（高空作业许可证、责任保险）
所有设施设备装卸的时间要求和相关费用设备装卸有可能出现的冲突及影响
逐项列出报价单，包括相关税费、服务费和小费
合同条款需得到相关法人逐条的书面确认对合同条款进行复查对付费条款进行复查
明确无需支付罚金的日期（预订减量）
确定最终需求数量的日期
取消活动需付的赔偿金赔偿金条款
了解嘉宾情况：全面、详细地了解参加活动的客人情况，才可以使活动内容和形式尽量满足客人的需要、品位以及对活动的期待。主题活动内容与嘉宾情况：假日欢聚、学术研讨、颁奖仪式
户外拓展、企业培训、奠基仪式开业庆典、电影首映、新书发行增加活动的影响力和吸引力嘉宾名单：
确定嘉宾原则：“最适合的人选”，
确定嘉宾标准：活动内容、形式与目标参与者
确定嘉宾内容：嘉宾人数、嘉宾资料嘉宾资料：他们是谁：
姓名、年龄、陪同参加人员嘉宾名单制作：
时间提前量8周、的联系信息首选嘉宾名单：
第一批请柬邮寄时间及回执时间结点备选嘉宾名单：
替代首选嘉宾名单不能出席的宾客
请柬与媒体邀请：邀请内容与形式：
试探卡形式：明信片：告诉活动地点、日期，希望在那里见到他们；
趣味信件：活动生动与趣味性内容与图片，具体参加信息再通知
邀请卡：表达邀请意愿、活动内容、举办时间，请柬送达时间
请柬：设计、印刷数量、印刷时间、信封的书写形式
请柬工作概要：
制定宾客名单：活动开始前6个月设计请柬：活动开始前6个月与设计师的合作：活动开始前16周联系邮局：活动开始前16周请柬设计初审：活动开始前14周请柬设计二审：（如需）活动开始前13周请柬送往印刷厂：活动开始前12周信封送往邮局：活动开始前10周
将请柬寄往首选嘉宾：活动开始前7周给首选嘉宾寄出贵宾通行证（如需）：活动开始前5周
将请柬寄往备选嘉宾：活动开始前5周备选嘉宾的回复截止日期：活动开始前3周给备选嘉宾寄出通行证（如需）：活动开始前3周
请柬制作要点：
开始设计：活动开始前6个月需要决定的事项：
每张请帖最多邀请几位客人参加活动
请柬应包含的内容：邀请客人的数量活动名称活动描述
时间（开始、结束、活动日程安排）活动地点行车路线停车细则
着装要求
回复地址、电话、传真号或电子邮箱申请表（如需要）回邮信封（可选）媒体报道在活动中的分量、媒体人身份、工作环境设备要求、活动信息资料袋内容
活动餐饮食谱：酒店特色菜色
菜色创新“粗菜细做”“中餐西吃”或“西餐中吃”菜色、分量与就餐形式相宜酒水计费方式：全包、瓶、杯注意事项：季节地方特产客人尝鲜勇气菜色的荤素搭配菜单设计与餐桌布局：菜单设计原则：创意新颖
品位符合主题符合费用预算
餐桌布局：圆桌容纳人数和餐桌尺寸餐桌饰品、立式牌卡设计创意新颖、品位符合主题与预算
圆桌人数与尺寸比、桌饰、立式牌卡每桌人数圆桌尺寸桌布及地长（直径）（直径）10-1272英寸132英寸8-1060英寸120英寸6-854英寸114英寸4-68英寸108英寸436英寸96英寸服务员
所需人数活动类型所服务客人数量每桌1人非正式晚宴/便餐最多20人每桌2人正式晚宴最多10人（英寸=2.54厘米）
活动餐饮案例：创意西部牛仔主题聚餐
一次千人失败的正装宴会
活动在举办活动中，现场表演是活跃气氛、打破僵局的最佳途径。活动的娱乐安排需要了解
娱乐形式：表演、互动等
娱乐内容：歌舞、魔术等
活动所属类型：社交型风雅型公司活动观众的类型：年龄层次职业特点社会群体了解具有当地的特色娱乐活动项目。活动类型、活动中的观众类型，决定娱乐形式与内容
摄影与摄像：
活动照片和胶片是活动永久的留念，是客户用作活动后期处理，或者用以在业内杂志、网站、甚至是优图/优酷视频网站上刊登出来，以赢得更多业务、提升品牌知名度。摄影与摄像的在活动中的内容和意义
图像使用事宜摄影与摄像师的聘请需征得举办单位同意
图片选登需法律顾问避免肖像权纠纷如需加入音乐还要考虑音乐版权所属
主题与计划
室内装饰、首先要观察活动场地的环境地毯、墙壁颜色；家具、银器、玻璃器具等；
室内装饰要符合预算
一些需要的的物品可以租用；场地特效：特色图案标志数码视觉特效注意特效的安全因素临别礼物礼：物设计巧妙尽量意味深长耐人寻味
摄影与摄像师安排必须考虑一下几点：明确所需要的最佳摄影类型
——传统型（造型照）还是新闻报道型（抓拍）
认真考虑所需要摄影师的数量
如：专拍名人特写照、转怕活动场面考虑聘用专用摄影/摄像师要了解他们的专业水平点睛之笔让客人刚刚步入会场就感受到的气氛，从而自然而然产生某种期盼。首先映入眼帘的是什么是否吸引眼球
是否有专门负责迎宾工作
场地内的一切是否已经准备就绪最能抢眼的视觉效果场内安排有条不紊
活动风险评估
风险评估在活动策划以及其他许多领域都发挥着举足轻重的作用。奉献评估和活动可行性评估可以包括选择、天气因素、财务问题。
策划方面的风险评估出席人数多少恶劣的天气主讲人缺席公司紧急状况
其他活动及其时间物流方面的风险评估
各种必要的许可证
了解电话、天然气、水电线路等信息可使用的盥洗设施；电力线路装备
地面覆盖材料材料
噪声、音乐的音量疏散和应急程序防范措施
活动场地合同的续订与更新
尽显公司内部供应商
活动中可能导致的交通中断
活动中员工薪酬与其他劳务费大幅度增加
结束总结内容：列出为该活动设定的所有目标，对过去、现在、未
来的目标进行优先排序，并衡量实现具体目标的方法行程日期
参加活动的实际人数嘉宾简介/个人信息
中转城市（如果需要搭乘航班）机票总金额
需要搭乘航班的嘉宾总人数人均机票费用
酒店客房明细，例如套房、单人房/大床房、双人房的数量以及房价住宿总费用
会议室的开销与价目视听设备的费用餐费总额酒水费总额
集体活动的总支出
娱乐消费总额
总支出（包括活动的费用报表）人均总成本公司目标启动公司目标完成
执行摘要的成功经验总结
参与人数、嘉宾信息、各种费用、总成本、目标启动与完成、摘要总结
二、致谢：
致谢的最佳时间：是活动结束后的几日内
致谢内容：尽量具体，避免同一格式；表示感谢的礼物要新颖独特礼物
三、新的开始：详细的总结资料有助于提升下次活动的水平；
增长见识与经验为之后的活动带来灵感和启发。
前期总结借鉴、增长见识与经验