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有限公司
[会计档案管理办法]
文件编号：[XXXXXX]
版 本：1.0
生效日期：[2013年]
编制：[财务部]
审核：[总经理办公会]
批准：总经理
更改记录：
版本号 1.00 更改原因/主要内容 首次编写 更改日期 2013 编制/修改人 许晴
1 目的
为了加强╳╳有限公司（以下简称“╳╳”）及下属公司的会计档案管理，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密，依据中华人民共和国有关法律法规、╳╳总公司有关规定，结合本公司实际，财务部特制定本制度。 2 适用范围
本制度适用于╳╳及下属控股子公司的会计档案管理。 3 权限
本制度由财务部负责编制，总经理办公会审议，总经理批准。 4 引用文件
《中华人民共和国档案法》 《会计基础工作规范》 《会计档案管理办法》 5 术语
无 6 责任
6.1主办部门财务部 7 制度条文
7.1╳╳公司及下属控股公司会计档案实行财务部集中管理，由财务部负责归集财务会计档案，每年形成的会计档案，须整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
7.2会计档案的种类
本办法所指会计档案包括但不限于以下纸质档案及电子档案（存贮
在磁性介质计算机硬盘、软盘、光盘等
7.2.1会计凭证类：原始凭证（自制、外来）、记帐凭证、其他会计凭证
7.2.2会计帐簿类：总分类帐、明细分类帐、日记帐、辅助帐、固定资产卡片、备查登记簿等
7.2.3财务报告（报表）类：月度、季度、年度会计报告（报表），包括会计报表及附表、报表附注、分析说明等
7.2.4其他会计资料：银行存款余额调节表、银行对帐单、财务数据统计资料、纳税申报及审批资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等
7.3会计档案装订
7.3.1月度会计档案应在次月十五天内，年度会计档案应在年报审计后二十天内及时装订。电算化会计档案应按相同时限存盘备份并分别存放
7.3.2各类现金、银行、转帐原始凭证按经济业务发生的时间、凭证编号有序装订成册，装订线上应用装订用纸封签，并在接缝处加盖装订者章， 以保证凭证的安全完好。凭证封面应注明：凭证种类、业务起始日期、凭证起止编号、总册数与分册数，并分别由财务会计部门负责人、会计人员、装订人员签章
7.3.3各类会计账簿、会计报表在年终加装封面，装订成册，并注明账簿报表名称、财务会计部门负责人、装订人。财务会计报告应有单位负责人、财务会计部门负责人盖章签字
7.4会计档案的保管
7.4.1公司应设置安全的专门地点或专用设施内存放会计档案。财务部指定专人负责管理，做到防盗防火、防水防潮、防虫防蛀、防霉防尘；
电算化会计档案介质还应该防磁防电，并应准备双份备份，存放在两个不同保管地点，并定期检查，防止介质损害造成档案丢失。
7.4.2出纳人员不得兼管财务档案保管 7.5会计档案的借阅
7.5.1会计档案只为本单位提供使用，原则上不得借出。如有特殊需要须经上汽北京公司财务部总监批准，可提供查阅或复印，并办理登记手续
7.5.2外部单位借阅会计档案时，应持有该单位正式介绍信，经财务经理批准后，方可办理借阅手续
7.5.3本单位内部人员借阅会计档案时，应填写借阅申请表，经本部门负责人签字，财务部总监批准后，方可办理借阅手续
7.5.4所有借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚
7.5.5借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，不得拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件
7.5.6如有特殊情况，须经财务部总监批准后方能携带外出或复制原件。 7.5.7借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续
7.5.8所有内外部会计档案借阅，一律须经╳╳公司财务部档案管理员全程陪同，借阅地点仅限财务档案室或财务部门
7.6会计档案的保管和销毁
7.6.1会计档案的保管期限分为永久和定期两类。（详见附表） 7.6.2定期期限分别为3年、5年、10年、15年、25年等。保管期从会计年度终了后的第一天算起
7.6.3会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，编制会计档案清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、规定保管期限、已保管期限、销毁时间等内容
7.6.4会计档案销毁必须由企业主管领导、财务负责人、财务部总监在会计档案销毁清册上签字，加盖公章。
7.6.5会计档案销毁时，企业档案部门与财务会计部门应派人员共同监销。销毁后经办人员和监销人员应在销毁清册上注明“已销毁”和销毁日期并签字，同时还应写出具监销报告，报企业主管领导和归入企业档案备查。销毁会计档案的清册应永久保持。
7.6.6保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
7.7本管理办法由╳╳公司财务部制定并负责解释。 8 评审和更改
本制度由审计法务部每年组织评审其充分性、适宜性和有效性。 9 发布
办公室负责本制度的发放。本制度发放形式为印刷纸质版本在办公室保存并在公司内网制度板块上发布。 10 附件
10.1 附件一：会计档案保管期限表 序号 档案名称 保管期限 备注
一、 会计凭证类涉及外事和对私改造的会计凭证永久保存 1 原始凭证 15年 2 记帐凭证 15年
3 汇总凭证 15年 二、 会计帐簿类
4 总分类帐 15年 5 明细分类帐 15年 6 日记帐
15年 其中现金、银行存款日记帐永久保存
7 辅助帐簿 15年 8 固定资产卡片
固定资产报废清理后保存5年
9 备查登记簿 15年 三、 财务报告类 10 11
5年
月、季度财务报告 年度财务报告
永久
四、 其他类 12 13 14 15 16
会计移交清册 15年
25年 25年
会计档案保管清册 会计档案销毁清册
银行余额调节表 3年 银行对帐单 3年